Как не ошибиться со сроком списания безнадежного долга
Безнадежные долги мы списываем в расходы, то есть уменьшаем налоговую базу и платим меньше налога на прибыль. И ничего противозаконного в этом нет. Главное, сделать это вовремя. Нельзя ни торопиться, ни опаздывать со списанием. Поэтому запомните несколько важных правил, связанных со сроками списания безнадежных долгов.
Общие основания для признания долга безнадежным
Дебиторскую задолженность можно признать безнадежной и учесть во внереализационных расходах (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Дебиторская задолженность считается безнадежной в таких общих случаях (п. 2 ст. 266 НК РФ).
1. Истек срок исковой давности по этому долгу.
2. Обязательство прекращено:
- из-за невозможности его исполнения;
- на основании акта государственного органа;
- из-за ликвидации фирмы-должника.
На основании этого в письме от 5 июля 2021 г. № 03-03-06/1/52952 Минфин разъяснил следующее.
Во-первых, каждое из оснований является самостоятельным. Так, если долг можно признать безнадежным по нескольким основаниям, то расходы в виде безнадежной задолженности учитываются в периоде возникновения первого по времени основания. Это может быть в ситуации, когда по долгу истек срок исковой давности, и должник к тому же был ликвидирован.
Во-вторых, при ликвидации должника его долг признается безнадежным на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о ликвидации. По гражданскому законодательству только после внесения сведений в ЕГРЮЛ организация считается ликвидированной (п. 9 ст. 63 ГК РФ).
Читайте больше в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Продолжительность срока исковой давности
Вместе с тем порядок подсчета срока исковой давности в налоговых целях, то есть для признания долга безнадежным и списания, регулирует ГК РФ.
По правилам ГК РФ общая продолжительность срока исковой давности – 3 года. Но бывает меньше или больше. Это касается случаев приостановления и перерыва его течения.
Так, срок исковой давности прерывается и начинает течь заново, если должник произвел действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). Таким образом, может получиться, что включать в расходы безнадежный долг придется не в периоде его возникновения, а позже (см. письмо Минфина от 17 мая 2021 г. № 03-03-06/1/37298).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Если пропущен срок списания безнадежного долга
А что если вы пропустили срок, когда долг стал безнадежным и его нужно было включать в расходы? Это не безобидная промашка, а целая ошибка. Которая, во-первых, может привести к подаче уточненки. А во-вторых, она может привести также к тому, что вы потеряете право учесть безнадежный долг в расходах.
Исправить ошибку, то есть включить долг в расходы в текущем налоговом (отчетном) периоде можно, если ошибка привела к излишней уплате налога на прибыль в предыдущем налоговом (отчетном) периоде, или, как в нашей ситуации, в периоде возникновения безнадежного долга.
Но безнадежный долг включить в расходы в более позднем периоде можно только при условии, что к моменту исправления ошибки не истек трехлетний срок, установленный для возврата налога НК РФ. Только в течение этого срока у организации сохраняется право вернуть налог, который является излишне уплаченным.
Такой подход сформулирован в определении ВС РФ от 21 января 2019 г. № 308-КГ18-14911. На это обратила внимание ФНС в письме от 7 декабря 2020 г. № СД-4-3/20120@.
Полезные подробности читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
На списание безнадежного долга в расходы отводится 3 года
Убытки от списания безнадежных долгов приравнены к внереализационным расходам. Они подлежат списанию в последний день того периода, когда наступили условия для списания. НК РФ разрешает произвести списание долга в уменьшение налоговой базы и в последующих периодах, но только в пределах трех лет, установленных для зачета переплаты.
Если долг списали раньше
В общем случае безнадежные долги приравниваются к внереализационным расходам (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Есть несколько оснований, по которым долг можно считать безнадежным. Среди них (п. 2 ст. 266 НК РФ):
- истечение срока исковой давности;
- прекращение обязательства из-за невозможности исполнения или ликвидации должника;
- возврат исполнительного документа из-за отсутствия у должника имущества или невозможности установить его местонахождение.
Списывать безнадежный долг нужно в момент, когда получены все необходимые документы, подтверждающие, что такая задолженность может быть признана безнадежной в соответствии с положениями статьи 266 Налогового кодекса.
Если долг признан безнадежным преждевременно, налогоплательщику-кредитору придется корректировать свою отчетность за период, когда безнадежную задолженность списали, и доплачивать заниженный налог вместе с пенями.
Если срок списания пропустили
Но случаи с пропуском списания в нужное время оказались не так критичны, как случаи с преждевременным списанием.
Если списали позже, то это тоже по большому счету будет ошибкой, но исправить ее можно в текущем периоде.
Ошибку, связанную с несвоевременным списанием в расходы безнадежной дебиторской задолженности с давно истекшим сроком давности, можно исправить в налоговой декларации за текущий период (Определение Верховного Суда РФ от 19 января 2018 года № 305-КГ17-14988 по делу № А41-17865/2016).
Инспекция решила, что компания должна была учесть просроченную дебиторку в составе расходов в год истечения срока исковой давности. Фирма сделала это в текущем периоде, за что и поплатилась: ей доначислили налог на прибыль организаций.
Верховный Суд поддержал фирму. Он указал на положения пункта 1 статьи 54 НК РФ, где предусмотрено право налогоплательщика в текущем периоде пересчитать базу и налог за период, в котором ошибки были выявлены. Но только если они привели к излишней уплате налога. В данной ситуации так и было: компания не списала просроченную дебиторку, тем самым занизила расходы и завысила налог.
Таким образом, исправить такую ошибку не посредством подачи уточненной декларации за предыдущий налоговый период, а путем отражения исправленных сведений в текущей налоговой декларации НК РФ допускает.
Уложиться в три года
Признать долг в более позднем периоде можно только при условии, что к моменту исправления ошибки не истек трехлетний срок, установленный Налоговым кодексом для возврата налога. Ведь только в течение этого срока у фирмы сохраняется право вернуть налог, который является излишне уплаченным. В данном случае ошибка возникла в связи с невключением безнадежного долга в расходы в том периоде, в котором этот долг возник (см. письмо ФНС от 7 декабря 2020 г. № СД-4-3/20120@).
Компания-кредитор не вправе списать безнадежный долг, возникший в результате истечения срока исковой давности в периоде по своему усмотрению. Его можно учесть в расходах в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (п. 7 ст. 272 НК РФ).
Аналогичные разъяснения относительно срока, в течение которого возможно списание безнадежного долга на расходы, дал Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 21 ноября 2022 г. № Ф01-5087/2022 по делу № А28-81/2021. Судьи одновременно указали, что возникновение в течение этого трехлетнего периода иных оснований для списания задолженности значения не имеет и срок для учета расходов не продлевает.
Отражение списанного безнадежного долга в декларации
К внереализационным расходам приравниваются убытки налогоплательщика в виде сумм безнадежных долгов (п. 2 ст. 265 НК РФ).
Суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва, отражаются в отчетности по налогу на прибыль.
Но для этих двух случаев списания безнадежных долгов предусмотрены два способа заполнения декларации.
В Приложении № 2 к листу 02 декларации по строке 302 отражаются признанные убытки в виде сумм безнадежных долгов, в том числе превысившие величину резерва по сомнительным долгам.
То есть, при наличии резерва по сомнительным долгам безнадежная задолженность списывается за счет него и, только если резерва не хватило, остаток включается во внереализационные расходы (п. 5 ст. 266 НК РФ).
В декларации по налогу на прибыль расход в виде отчислений в создаваемый резерв по сомнительным долгам отдельно не отражается. Эта сумма вместе с остальными внереализационными расходами указывается по строке 200 Приложения № 2 к листу 02 декларации.
Поэтому, чтобы полностью включать списанную безнадежную задолженность во внереализационные расходы, организация не должна формировать резерв по сомнительным долгам (об этом должна быть запись в учетной политике для целей налогового учета).
Напомним, что срок хранения налоговых документов, подтверждающих обоснованность списания задолженности, исчисляется с момента ее списания и составляет не менее пяти лет для бухгалтерского учета (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и столько же для налогового учета (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Списание задолженности с истекшим сроком исковой давности
Нереальные к взысканию долги компании и ее контрагентов со временем должны «переводиться» в статус полученной прибыли или понесенных убытков. Это отражается на налоговых обязательствах организации. Правильное списание задолженности по срокам исковой давности позволит избежать санкций со стороны ФНС, а также вовремя уменьшить налоговую базу.
Списание задолженности с истекшим сроком исковой давности: основные правила
Основные моменты, которые необходимо учесть:
1. Обоснованность дебиторки и кредиторки
Компания (либо предприниматель) должны иметь документальное подтверждение возникновения долга. Особенно это касается неоплаты и недопоставки контрагентов – эти долги будут отнесены к затратам, следовательно, должны строго соответствовать требованиям Налогового кодекса.
2. Срок, после которого долги можно признать прибылью или убытком
Срок исковой давности для списания дебиторской задолженности, равно как и кредиторской, в общем случае равен трем годам. Начало отсчета идет от даты возникновения долга, например, это может быть окончательная дата расчетов либо отгрузки, определенная договором с контрагентом.
Срок давности опять начинает отсчитываться «с нуля», если дело было передано в суд либо должник признал задолженность, например, ответил письмом на требование либо подписал акт. Но в любом случае после 10 лет с момента возникновения долга – срок давности считается истекшим.
3. Документы по списанию
документ-обоснование, оформленный в виде справки, подписанный сотрудниками, на которых возложен учет (индивидуальным предпринимателем, если нет бухгалтерии);
приказ за подписью руководителя организации (либо индивидуального предпринимателя) о списании задолженности.
Документы должны храниться пять лет.
Момент списания
Отражение в учете «безнадежных» сумм проводится в том периоде, в котором истекает срок исковой давности. Бухгалтерские записи делаются в дату проведения инвентаризации.
Пропустить срок исковой давности для списания дебиторской задолженности – означает, что в дальнейшем, чтобы учесть такие убытки в расходах и уменьшить налог, придется подавать уточняющие декларации.
Списание дебиторки в налоговом учете переносить на более поздний срок нельзя. В арбитражной практике встречаются случаи, когда компания списывает долг позже, относя его к расходам в том периоде, когда проведена инвентаризация и подписан приказ. ФНС доначисляет налоги и выигрывает суды.
И наоборот, необоснованное списание кредиторской задолженности раньше срока исковой давности для компании невыгодно, поскольку придется заранее заплатить с нее налог на прибыль. Аналогичные последствия будут и для юрлиц, и предпринимателей на УСН, ИП на общей системе: кредиторка «уходит» в доходы, и начисляется соответствующий налог. Но зачем отдавать деньги в бюджет раньше?
Списание задолженности по срокам исковой давности: бухгалтерский и налоговый учет
Отражение бухгалтерских записей идет по счетам задолженности в корреспонденции со счетом учета доходов на дату проведения инвентаризации:
Д 60 (62, 76) – К 91.1
Д 91.2 – К 60 (62, 76)
или, если создавался резерв:
Д 63 – К 60 (62, 76)
Д 007 (в течение 5 лет сумма числится за балансом)
В налоговом учете кредиторка увеличивает налогооблагаемые доходы, а дебиторка – может уменьшить базу по налогу с доходов (прибыли), но должна быть обоснована и документально подтверждена.
Списание задолженности с истекшим сроком исковой давности в учете – схема
Списание кредиторской задолженности ранее срока исковой давности
Списание кредиторской задолженности раньше срока исковой давности проводится, если компания-кредитор ликвидирована. Основание – выписка из ЕГРЮЛ. При этом не имеет значения, по какому основанию ликвидирован кредитор. Должник обязан учесть такую кредиторку в доходах и заплатить с нее налоги.
Если факт прекращения деятельности стал известен не сразу, необходимо подать уточняющие декларации. В противном случае есть риск налоговых санкций, и арбитражная практика в данном вопросе в пользу ФНС.
Списание дебиторской задолженности раньше срока исковой давности
Дебиторку можно учесть в статьях расходов, не дожидаясь истечения трехлетнего срока, в следующих случаях:
- ликвидация контрагента, например, есть подтверждение, что в Единый реестр юридических лиц внесена запись о ликвидации должника;
- окончание исполнительного производства;
- законодательное решение госоргана.
В случае ликвидации компании, не выполнившей свои обязательства, имеет значение, на каком основании сделана запись о прекращении ее деятельности. Например, если это сделано по решению налогового органа – списать задолженность такого должника нельзя. А вот в случае окончания процедуры банкротства – списание обосновано.
Поскольку долг покупателя или поставщика может быть принят к учету в качестве расходов и тем самым уменьшить налоговые отчисления, ФНС при малейших основаниях считает списание необоснованным. С этой точки зрения – списание задолженности по истечении срока исковой давности менее рискованно.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
