Заполнение больничного листа работодателем образец правила инструкция пример заполнения

Пример больничного листа от работодателя

Наличие правильно оформленного образца больничного листа имеет значение как для работника, так и для работодателя – у предприятия возникает меньше осложнений с ГИТ (Государственной Инспекцией Труда) и ФСС (Фондом Социального Страхования). Образец заполнения больничного листа работодателем подскажет больше, чем описания и пояснения в инструкциях и письмах Фонда.

Как определить подлинность больничного листа

Прежде чем заполнять положенные поля, кадровик или бухгалтер должен убедиться в подлинности документа. Больничный лист-образец проиллюстрирует, на какие моменты обратить внимание: цвет, водяные знаки, особая бумага и т.п. Можно проверить его на детекторе для банкнот: листок выглядит по-другому под инфракрасным и ультрафиолетовым излучением. Так что качественно подделать бланки сложно. К тому же, в медучреждении ведётся их учёт.

Тем не менее, в интернете предлагают купить больничный лист, в том числе и задним числом. Защиту бланка обходят по договорённости с медицинским учреждением или конкретным врачом. Оформление задним числом могут проводить заранее, без конкретного заказчика, а потом продавать уже готовый листок нетрудоспособности.

Проверка больничного листа работодателем может не выявить махинации коррумпированных врачей – в регистратуре об этом не знают. Впрочем, ФСС тоже не имеет полномочий на проведение полноценного расследования. Предприятие точно не будет платить штрафы или несколько раз переделывать фальсифицированные листки. Достаточно убедиться лишь в подлинности бланка, дополнительно – в учёте его в медцентре.

Форма больничного листа: что видит работодатель

Работник приносит в отдел кадров или бухгалтерию частично оформленный бланк.

Пример листка от медицинского учреждением, образец которого вы можете скачать у нас, может включать технические недочёты. Главное – чёткие разборчивые печати, как минимум, 2 раза: вверху и внизу шаблона. Оттиск может выступать за рамки, но не должен попадать на поля, предназначенные для записей. Кроме того, должны быть понятны цифры, обозначающие клинику или врача и коды параметров.

В форме больничного листа не указывается диагноз. Более того, специфические врачи типа венеролога или нарколога могут быть обозначены как терапевт или лор, а названия медцентров – переделаны. Так что догадаться о болезни сотрудника невозможно.

Стоит обратить внимание на продление больничного: зубной врач, фельдшер могут выписать листок нетрудоспособности на 10 дней, лечащий врач – на 15 дней. Любое продление оформляется врачебной комиссией. Максимум через год временной нетрудоспособности проводится медико-социальная экспертиза, в тяжёлых случаях – не позднее 4 месяцев. Образец заполнения больничного листа продемонстрирует, как он продляется врачебной комиссией или медико-социальной экспертизой.

Как заполнить листок нетрудоспособности работодателю

Кадровик или бухгалтер оформляют больничный однотипно для разных ситуаций: в случае ОРЗ, беременности, профзаболевания, тяжёлых травм – результат выглядит одинаково.

Ручка должна быть капиллярной, гелевой или перьевой, обязательно чёрного цвета. Буквы вписывают печатные заглавные. Пробелы использовать можно, а в названиях допускаются кавычки, тире и проч. Пример заполнения больничного листа даёт наглядное представление о том, как вписывать идентификационные данные и расчётные цифры. К оттиску печати предъявляются такие же требования, как для клиник. Подписать больничный должны директор и главный бухгалтер.

Расчёт пособия производится на отдельном листке, а в пилотных регионах (ПР) – не производится вовсе. Пример, разработанный для ПР, показывает, что отличия в двух полях: «за счёт средств ФСС» и «Итого начислено». В ПР их заполняют в Фонде. В 2016 г. автоматизация расчётов действует в 20 субъектах Федерации.

Инструкция: как заполнять больничный при переходе на пилотный проект ФСС

Больничный лист при пилотном проекте ФСС — это листок нетрудоспособности, подлежащий оплате из бюджета Фонда на реквизиты физического лица.

Общая информация про пилотный проект

Пилотный проект — это порядок выплаты пособий, определяемый постановлением правительства №294 от 21.04.2011. В соответствии с этим документом по пилотному проекту 3 дня больничного оплачивает работодатель, оставшаяся сумма подлежит расчету специалистами Фонда и перечислению на реквизиты физического лица.

Порядок прямых выплат следующий:

1. Сотрудник передает в бухгалтерию закрытый медицинским учреждением листок нетрудоспособности, к которому прилагается заявление на перечисление средств.
2. При отсутствии данных о доходах за два предшествующих года прилагаются другие документы: справка о заработке с предыдущего места работы, заявление о замене периода для расчета пособия и др.
3. Бухгалтер производит расчет среднего заработка и суммы, причитающейся за первые три дня болезни.
4. В пятидневный срок с даты поступления документов от сотрудника происходит подача в ФСС сведений о больничных листах с приложением электронного реестра.
5. Фонд рассчитывает пособие и перечисляет работнику деньги на реквизиты, указанные в заявлении. Установленный срок перечисления больничного ФСС при пилотном проекте составляет 10 дней с даты поступления пакета документов от работодателя.
6. Порядок оплаты первых трех дней нетрудоспособности остается прежним: деньги перечисляются в ближайший день выплаты зарплаты (ч. 1 ст. 15 закона №255-ФЗ от 29.12.2006).

Проект «Прямые выплаты» применяется во всех субъектах РФ с 1 января 2021 года.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать бухгалтеру при переходе на пилотный проект по больничным листам. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполняют больничные при пилотном проекте

Бумажные листки нетрудоспособности заполняются в соответствии с приказом Минздрава №925н от 01.09.2020. Бланк утвержден приказом Минсоцразвития №347н от 26.04.2011.

Рекомендуется оформить памятку для сотрудников о том, как сдать больничный лист в ФСС в 2022 году на бумажном носителе при прямых выплатах:

• к листку нетрудоспособности приложить заявление по форме, утвержденной Приложением №1 к приказу ФСС № 578 от 24.11.2017;
• проверить заполнение реквизитов медицинским учреждением: наименование организации, выдавшей листок, код заболевания, период болезни, дату выхода на работу, фамилию врача и наличие печати.

Правила заполнения бумажного больничного листа работодателем при прямых выплатах имеют одно отличие от зачетной системы: графы «За счет ФСС РФ» и «Итого начислено» остаются пустыми. Эти данные заполняются Фондом.

Работодателю следует заполнить строки:

1. Наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя.
2. Место работы (отметить флажком поле «Основное» или «По совместительству»).
3. ИНН сотрудника.
4. СНИЛС.
5. Страховой стаж.
6. Период болезни.
7. Сумма заработка за расчетный период.
8. Сумма среднедневного заработка.
9. Сумма пособия за счет работодателя.
10. Ф. И. О. руководителя и главного бухгалтера, их подписи и печать организации.

Образец

Как уточнить сведения в больничном

Если ошибка допущена медучреждением и обнаружена работодателем до представления в ФСС, то следует заменить документ дубликатом.

В случае если ошибка допущена работодателем, разрешается внести исправления. Ошибочная запись зачеркивается, на обороте документа делается правильная запись с пометкой «Исправленному верить», заверенная печатью и подписью ответственного лица.

Использование корректирующей жидкости и ластика запрещается.

При обнаруженных ошибках в сумме электронных листков бухгалтер отправляет корректировку. Если пособие уже выплачено Фондом, делается перерасчет.

Организация вправе просматривать и редактировать отправленные больничные листы на портале ФСС в разделе «Листки нетрудоспособности» личного кабинета.

Бухучет перечислений

В 2022 году в бухучете работодателя сумма, выплачиваемая сотруднику из Фонда, никак не отражается. В проводках следует отразить только начисление пособия за первые три дня болезни. Бухгалтерские проводки больничного листа в 2022 году при пилотном проекте следующие:

Проводки по бухгалтерскому учету оплаты больничного при пилотном проекте такие:

Окончила Санкт-Петербургский Инженерно-экономический университет в 2001 году по специальности «Финансы и кредит». Работала главным бухгалтером и финансовым директором в нескольких компаниях в Санкт-Петербурге (производство, торговля).

Как заполнить больничный лист: пошаговая инструкция

В больничном листе отражаются сведения о периоде болезни и о начисленном пособии по временной нетрудоспособности. Сейчас практически всем формируют электронные больничные. Бумажный листок выдают в исключительных случаях.

Как оформляют больничные по новым правилам

Еще в 2022 году повсеместно ввели ЭЛН — электронные листки нетрудоспособности. Новый порядок утвержден Приказом Минздрава № 1089н от 23.11.2021. Больничные на бумаге оформляют только в особых случаях (п. 1, 2 Порядка № 1089н, ч. 4 ст. 3 20-ФЗ от 17.02.2023), если:

• сведения о работнике содержат гостайну;
• работник находится под госзащитой.

Электронные больничные обязательны для всех. ЭЛН формируют в ЕИИС «Соцстрах». Медучреждение, работодатели и СФР обмениваются информацией через оператора ЭДО, бесплатную программу СФР или личный кабинет страхователя.

То есть сейчас работодатели сами не заполняют листки нетрудоспособности: образца заполнения больничного листа по беременности и родам работодателем в 2023 году нет, поскольку это пособие полностью оплачивает СФР. А работодатели передают в Соцфонд необходимые сведения для начисления пособия.

А формируют БЛ по-прежнему врачи. Их выдают только медорганизации с лицензией на медицинскую деятельность, которая включает работы и услуги по экспертизе временной нетрудоспособности

Как работать с электронным больничным

В России повсеместно перешли на ЭЛН. Больше нет образцов заполнения больничного листа в 2023 году работодателем — большинству работников не надо получать бумажный экземпляр и отдавать его на проверку в бухгалтерию. Взаимодействие сторон по работе с ЭЛН проходит через электронные сервисы — программу СФР, ЛК страхователя или вашего оператора электронного документооборота (ПП РФ № 1567 от 16.12.2017).

Актуальная пошаговая инструкция, как оформить больничный лист в 2023 году:

Шаг 1. ЭЛН формируют в ЕИИС «Соцстрах». Чтобы принять электронный листок, достаточно получить номер ЭЛН от работника. А сотрудник вправе сообщить реквизиты по телефону или на бумаге: никаких выписок, распечаток и талонов нести в бухгалтерию не надо.

Шаг 2. В СФР проверяют подлинность ЭЛН и контролируют все дальнейшие действия. По сути, образец бухгалтеру как правильно оформить больничный лист в 2023 году, больше неактуален. Бухгалтер не проверяет содержание листка и не подтверждает его достоверность — этим занимаются сотрудники Соцфонда. Благодаря электронной форме подделать листок нетрудоспособности нельзя.

Шаг 3. Работодатель передает в ЕИИС сведения, которые понадобятся фонду для расчета и выплаты пособия. СФР сообщит вам, какие конкретно сведения ему нужны. Информацию подписывают УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 4. Работники отслеживают сведения по БЛ в личном кабинете гражданина на сайте СФР. Заходят туда по логину и паролю Госуслуг. На самом портале государственных услуг тоже дублируют информацию об открытии, продлении, закрытии ЭЛН: при необходимости, настройте оповещения. В личном кабинете Госуслуг отражают:

• номер листка;
• название медорганизации;
• ФИО врача;
• период нетрудоспособности.

Как работодателю заполнить электронный листок

В порядке № 1089н инструкции нет, поскольку страхователи больше не заполняют ЭЛН. Единственное, что обязан сделать работодатель — отправить в ЕИИС нужную информацию для СФР. Сделать это надо в течение 3 рабочих дней после закрытия электронного листка и получения запроса от СФР. Сведения надо подписать УКЭП, а вот больничный работодатель не подписывает — он его не оформляет.

Даже если пособие рассчитывается из МРОТ, страхователю все равно не надо заполнять ЭЛН самому: образец заполнения больничного листа в 2023 году работодателем из МРОТ не предусмотрен. Все необходимые сведения отправляют по запросу СФР в течение не позднее 3 рабочих дней от даты запроса.

Все ЭЛН формируются и хранятся в системе «Соцстрах». Электронный лист не надо распечатывать и подкладывать их копии для локального документооборота. ЭЛН имеет полную юридическую силу.

Как выглядит бумажный больничный лист

Бланк бумажного больничного утвердили Приказом Минздравсоцразвития № 347н от 26.04.2011. С тех пор он не менялся.

Больничный — это бланк строгой отчетности. Стандартизированная бумажная форма обязательно имеет водяной знак. Каждый бланк имеет уникальный порядковый номер для защиты от подделок. Он находится в верхнем правом углу, прямо под штрихкодом. Оборотная сторона бланка не предусмотрена для внесения сведений. На обороте указаны правила заполнения больничных листов работодателем, бухгалтером и врачом.

Как заполнить бумажный больничный: общие правила

Случаи, когда заполняют больничный на бумаге, указаны в п. 1 Порядка № 1089н и в ч. 28 ст. 13 255-ФЗ от 29.12.2006. Вот как оформляют БЛ на бумаге:

1. Основную информацию о заболевании вводит лечащий врач в медучреждении.
2. Работник передает листок работодателю.
3. Бухгалтер заполняет свою часть о заработке и о величине страховых выплат.

Учитывайте следующие правила (п. 76, 86 Порядка № 1089н):

1. Одна ячейка бланка содержит только один символ — букву, цифру, знак.
2. Заполняйте, начиная с первой ячейки. Нельзя, чтобы записи выходили за пределы границ.
3. Пишите на русском языке печатными заглавными буквами.
4. Слова вносите печатными буквами от руки либо с помощью печатных устройств.
5. При внесении сведений от руки используйте только гелевые, капиллярные или перьевые ручки и только черные чернила. Вносить запись шариковой ручкой и синими чернилами нельзя.
6. Если ошибку допустил врач, то исправления не вносятся, следует выписать дубликат. На повторно заполненном бланке делается отметка «Дубликат».
7. Если ошибку допустил работодатель, то исправления вносятся по общепринятым правилам.

Прочерки в бумажном листе нетрудоспособности не ставят. Если есть незаполненные ячейки, то оставляйте их пустыми. К примеру, обычно не заполняют условия исчисления и дату начала работы.

Строку «Условия исчисления» заполняют только при оплате нетрудоспособности инвалидам, чернобыльцам и уволившимся работникам, которые заболели в течение 30 календарных дней после увольнения. Кроме того, эту строку заполняют для работников с трудовым договором на полгода или меньше. А строку «Дата начала работы» заполняют, если трудовой договор с работником аннулировали, но сотрудник заболел или травмировался в период с момента заключения до аннулирования соглашения.

Что заполняет медучреждение в бумажном больничном

Лечащий врач заполняет только первый раздел документа. Он указывает:

1. Тип БЛ — первичный или дубликат.
2. Название медучреждения, адрес и ОГРН.
3. Дату выдачи листка нетрудоспособности.
4. ФИО пациента, дату его рождения.
5. Название работодателя — со слов больного. Отметка о месте работы: основное или по совместительству.
6. Степень родства — если выдали листок по уходу за родственником. ФИО родственника, за которым ухаживают.
7. Период временной нетрудоспособности.
8. Должность, ФИО, подпись лечащего врача.
9. Дату, когда пациент сможет приступить к работе.

Что заполняет работодатель в бумажном больничном

Инструкция, как правильно заполнить больничный лист работодателю, если вам принесли его на бумаге.

Шаг 1. Укажите место работы

В этой графе больничного укажите полное или сокращенное наименование организации, если оно есть. Каждую букву вписывайте в отдельную ячейку. Между словами пропускайте одну клетку. Использовать для одного знака меньше одной клетки не нужно. Если пустые ячейки закончились, то продолжать заполнение строки нельзя, следует оставить название недописанным.

Если название организации написано неточно или сильно сокращено, то это некритично — страхователя идентифицируют по регистрационному номеру в СФР. Это техническая ошибка, которая не повлияет на величину пособия. А вот если указана другая организация, то БЛ посчитают испорченным и не примут к расчету. Такой листок необходимо заменить в больнице на дубликат (Письмо ГУ — МРО ФСС РФ № 14-15/7710-1110-ЛНК от 14.07.2020). Письмо-пояснение Соцстрах подготовил к прошлому порядку, но оно продолжает действовать в 2023 г. — в части заполнения бумажных листов.

Шаг 2. Определите статус трудоустройства

Необходимо указать, в каком статусе специалист трудится на предприятии: совместитель или нет. Если вы — основной работодатель для этого сотрудника, то в бланке поставьте галочку в соответствующем поле.

Совместитель вправе оформить в больнице сразу несколько больничных листков — по одному для каждого нанимателя.

Шаг 3. Определите регистрационный номер СФР

Его присваивают при постановке на учет в Социальный фонд России.

Шаг 4. Укажите СНИЛС и ИНН работника

Если у сотрудника нет ИНН, то не пишите номер.

Шаг 5. Предусмотрите особые условия начисления пособия

В отдельных ситуациях начисление пособия по болезни осуществляется иначе. К примеру, если сотрудник имеет инвалидность или заболел уже после увольнения. Для каждой такой ситуации чиновники определили конкретный код. Кодировки и их значения приведены на оборотной стороне бланка. Пособие по болезни исчисляется в отдельном порядке для следующих категорий больных:

• код 43 — при радиационном облучении;
• 44 — для работающих на территории Крайнего Севера;
• 45 — для граждан с инвалидностью;
• 46 — если общий стаж специалиста менее полугода;
• 47 — ЛН выдан в течение 30 дней после увольнения;
• 48 — больной нарушил режим, но по уважительной причине;
• 49 — если инвалид проболел более 4 месяцев подряд;
• 50 — инвалид проболел более 5 месяцев в году;
• 51 — для работающих неполный рабочий день.

Такие коды должны проставляться в больничном листе только при наличии этих исключительных условий. Если оснований нет, то не заполняйте эту графу.

Шаг 6. Проверьте наличие акта по форме Н-1

Соответствующее поле бланка больничного следует заполнить только в том случае, если работник получил травму. В такой ситуации необходимо вписать дату составления акта Н-1. Если болезнь не связана с травмой, то заполнять графу не нужно, оставьте ее пустой.

Шаг 7. Определите страховой стаж и нестраховые периоды

В сведениях о страховом стаже следует указать общий период трудовой деятельности в полных годах и месяцах. В страховой стаж следует включать все периоды, в том числе гражданскую службу и службу в органах внутренних дел.

Затем следует отдельно указать нестраховые периоды. К ним относятся периоды военной службы с 01.01.2007. Если начало службы выпало на период до 01.01.2007, то в нестраховой период включайте только время с 01.01.2007. Если сведения отсутствуют, то поле бланка не заполняется.

Шаг 8. Определите период начисления пособий

Укажите даты открытия и закрытия ЛН.

Шаг 9. Рассчитайте средний заработок

Средний заработок — это сумма выплат в пользу работника за предшествующие два календарных года. В расчет следует включать не все суммы, а только те, с которых были начислены страховые взносы ВНиМ.

Шаг 10. Рассчитайте средний дневной заработок

Этот показатель в бланке является расчетным. Чтобы его вычислить, необходимо разделить средний заработок на количество дней в расчетном периоде (730 дней из расчета за два календарных года, полностью отработанных).

Шаг 11. Рассчитайте суммы пособия

В первую очередь указываем пособие, которое выплачивает работодатель: среднедневной заработок, умноженный на 3 дня. Соцпособие указывают в полном объеме, без вычета НДФЛ. Напоминаем, что работодатель платит только за первые 3 дня болезни, а остальные дни оплачивает Соцфонд.

Сумма за счет СФР рассчитывается таким способом: среднедневной заработок умножается на количество дней болезни за вычетом 3 дней, оплачиваемых нанимателем. Не обращайте внимание, что в бумажном листке написано «за счет средств Фонда социального страхования». Бланк БЛ не меняли: в СФР примут такой лист и выплатят нужную сумму из своего бюджета (п. 86 Порядка № 1089н).

В некоторых случаях пособие за счет нанимателя не платится. Это касается госпособия по беременности и родам и по производственной травме: весь объем средств выплачивает СФР.

А если соцпособие за весь период болезни оплатили только за счет страхователя — нетрудоспособность не превысила 3 дней — строку «за счет средств ФСС» не заполняйте, а в строке «ИТОГО начислено» укажите общую сумму больничного за ваш счет.

Пособие в 2023 году сравнивают с минимальным размером оплаты труда. Если соцпособие, которое рассчитали по нормам 255-ФЗ, при пересчете за полный календарный месяц меньше МРОТ, то его надо исчислить исходя из минимальной оплаты труда. В таком случае сумму дневного пособия надо определить таким способом: разделить МРОТ на количество календарных дней в месяце болезни (ч. 6.1 ст. 14 255-ФЗ). Итоговую выплату рассчитайте по дневному заработку исходя из МРОТ.

Шаг 12. Поставьте подписи ответственных лиц

Бумажный листок вправе подписать руководитель и главный бухгалтер страхователя. Если у вас нет должности главного бухгалтера, то напишите в этой строке фамилию и инициалы руководителя или того, кто ведет бухучет. Печать ставят, только если она есть и ее используют в работе.

Как исправить сведения в больничном

В порядке № 1089н исправление ошибок в ЭЛН не описано. Для бумажного листка тоже нет отдельной инструкции. Если СФР обнаружил ошибки в ваших сведениях для электронного больничного, то в течение 5 рабочих дней после закрытия ЭЛН специалист отправит извещение, где запросит исправление неточности. Страхователю надо внести исправления тоже в течение 5 рабочих дней.

Если ошиблись в бумажном листе, то аккуратно зачеркните запись и укажите верную информацию на оборотной стороне БЛ. Рядом напишите «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного и печать организации, если есть. Исправлять ошибки корректором нельзя. Если же внесли запись в строку, которую заполнять не надо, то зачеркните фразу, а на обороте БЛ укажите «Строку ________ считать незаполненной».

Технические ошибки в бумажном БЛ, который заполнили от руки, — это не основание для переоформления листка. Если все читается и идентифицируется, то такой лист оплатят.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.