Налоговая требует перехода на электронную сдачу
В связи с внедрением новейших технологий сегодня переход на сдачу отчетности в электронной форме вошел в моду. Тем более что это удобно и налоговикам, и плательщикам. Однако у фирм, численность персонала которых не превышает 250 человек, выбор пока есть. А все ли налоговые с этим согласны?
Таков закон
Закон о бухучете гласит, что представление отчетности в электронном виде должно быть санкционировано обеими сторонами, то есть принимающей и сдающей. И прежде чем в порядке ультиматума требовать отчет по электронным каналам связи, налоговой следует прийти к соглашению с проверяемой организацией. Фирма должна иметь необходимую технику, соответствующие программы кодирования и немало других средств. Да, прогресс сегодня шагнул довольно далеко и позволяет полностью перейти на безбумажную технологию, которая не требует дублирования документов на бумаге. Работнику учета остается только нажать кнопку, и заветный отчет попадет в налоговую — хоть поздно вечером, хоть в выходной день. Это избавляет бухгалтера от необходимости изучать расписание работы органов, стоять в многочасовой очереди с папкой бумаг и заветной дискетой в руках. Впрочем, не все фирмы спешат полностью перейти на сдачу отчетов в электронном виде, а налоговая, согласно Письму Минфина от 12.07.2006 г. № 03-02-07/1-178, не вправе отказывать в приеме отчета на бумажном носителе. Причем у нее нет права требовать даже дискету.
Но бывают и исключения. Недавно в нашу редакцию позвонил главный бухгалтер одной из московских компаний и пожаловался на то, что столичная налоговая инспекция № 13 требует обязательной сдачи отчета в электронном виде даже от небольших компаний. Так ли это, мы решили разобраться.
Все по закону!
Закон о бухучете гласит, что представление отчетности в электронном виде должно быть санкционировано обеими сторонами, то есть принимающей и сдающей. И прежде чем в порядке ультиматума требовать отчет по электронным каналам связи, налоговая должна прийти к соглашению с проверяемой организацией.
Кому закон не писан
Рассказывает Наталья Дроздова, бухгалтер небольшого ресторана. «Я знаю свои права, и мне хорошо известно, что с 1 января нынешнего года вступил в силу закон о том, что если численность работников в организации превысит 250 человек, то налоговую отчетность уже за I квартал 2007 г. необходимо представлять в электронном виде, но в нашей организации нет и тридцати сотрудников!» Несмотря на это 13-я налоговая города Москвы требует, чтобы часть отчетности сдавалась по телекоммуникационным каналам связи. Наталья Сергеевна заявляет, что уже три года, пока кафе существует, они сдают отчетность на бумаге, прикладывая дискету, и считает это удобным и надежным вариантом. «До недавнего времени у нас даже не было выхода в Интернет, о чем уж тут можно говорить! А программного обеспечения для электронной сдачи нет и сегодня. Для меня надежнее самой постоять в очереди, но быть уверенной, что отчет передан из рук в руки, за подписью», — говорит Дроздова.
Сегодня чиновники обещают, что с 1 января 2008 г. заработает второй этап «всеобщей электронизации отчетности». В обязательном порядке отчетность в электронном виде должны будут сдавать все организации со среднесписочной численностью работников более 100 человек. Но опять-таки существует много фирм и организаций, где численность куда меньше сотни человек.
Переходим на электронику!
С 1 января нынешнего года вступил в силу закон о том, что если численность в организации превысит 250 человек, то налоговую отчетность уже за I квартал 2007 г. необходимо представлять в электронном виде. А с 1 января 2008 г. заработает второй этап «всеобщей электронизации отчетности». В обязательном порядке отчетность в электронном виде должны будут сдавать все организации со среднесписочной численностью работников более 100 человек.
Не всегда удобно
Но здесь возникает вопрос — а удобно ли сдавать отчетность в электронном виде? Да, это избавляет от очередей, бюрократических кабинетов, но не застраховывает от форс-мажорных обстоятельств. Многие бухгалтеры жалуются на неудобный интерфейс программы, на сбои при передаче данных. Ведь спецоператоры, которые предоставляют необходимые приложения, ответственности за подобные казусы не несут. Расплачиваться за ошибки приходится руководителям компаний. Кстати, в США аналогичная система более отлажена. Там за допущенные ошибки отвечает сам оператор — штрафом или даже отобранной лицензией. Потому наши предприниматели не спешат устанавливать у себя подобную программу. Бывают случаи, когда отчетность элементарно задерживалась из-за неполадок у оператора связи. Конечно, сам налогоплательщик в такой ситуации ни при чем, но чтобы это доказать, нужно время, а счет иногда идет буквально на часы. Если сделана какая-то ошибка, на нее не укажут, как при сдаче отчетности из рук в руки, а исправить ее бывает уже поздно. Программы периодически обновляются; иногда это происходит за пару дней до сдачи, и бухгалтерам просто не хватает времени, чтобы разобраться в новой версии. В конце концов, в последний день сдачи отчетности могут отключить свет в здании, или ломается техника из-за скачков напряжения в электросети. Здесь тоже можно что-то доказать, но из-за несданного отчета налоговая может заблокировать счет на следующий же день, а разблокировать потом уже в течение двух недель. И все-таки, почему же интерес к сдаче отчетности в электронном виде не только сохраняется, но и растет?
Елена Калинина трудится главным бухгалтером в полиграфической фирме, а отчетность сдает в налоговую инспекцию № 13. «Нам неожиданно заблокировали счет под предлогом не сдачи отчетности. Когда я явилась за разъяснениями, то выяснилось, что все нормально, в базе мы есть, отчет прошел вовремя. Решили, что дело в адресе, но и с ним все в порядке! Тогда нам заявили, что раз проблем нет, то счет нам разблокируют, но только после того, как мы установим у себя электронную систему одного крупного оператора. В противном случае начальник отдела отчетности разблокировку не подпишет». Елена Владимировна пожаловалась, что в фирме трудная ситуация, а это стоит денег, да и времени надо немало, чтобы освоить данную программу. Налоговая пошла навстречу и счет разблокировала. Правда, только через четыре недели. Спустя пару месяцев после неприятного инцидента счет компании был заблокирован снова. На вопрос Калининой, почему это опять произошло, ответили, что фирма не сдала отчетность теперь уже за следующий квартал. «Видимо, все же придется поставить эту систему, — говорит наша собеседница. — Все-таки нервы дороже! Хотя почему именно эта система? Почему нам так навязывали именно ее?»
А у них не так!
Спецоператоры, которые предоставляют необходимые приложения для сдачи отчетности в налоговую, ответственности за какие-либо казусы не несут. Расплачиваться за ошибки приходится руководителям компаний. Кстати, в США аналогичная система более отлажена. Там за допущенные ошибки отвечает сам оператор — штрафом или даже отобранной лицензией.
Выбор есть
На самом деле существует всего несколько спецоператоров связи, которые предварительно заключают контракты с налоговой. Та, в свою очередь, принимала отчетность налогоплательщиков, только если они были подключены к тому же оператору. Впрочем, этот вопрос быстро решился, и сегодня налоговая принимает любые отчеты вне зависимости от оператора. По крайней мере, по закону. На самом деле в жизни можно часто столкнуться с тем, что ИФНС навязывает услуги определенного оператора связи. Конечно, можно обратиться в местное управление ФАС, но вряд ли кто-то из налогоплательщиков будет портить отношения с налоговиками. Всего существует две крупные системы электронной сдачи — одна московская, а другая родом из Екатеринбурга, которая, впрочем, активно завоевывает рынок. Обе фирмы находятся под началом ГНИВЦ, однако работают с клиентами самостоятельно.
«Недавно я перешла в другую фирму и стала работать с налоговой № 13, — рассказывает Наталья Кириллова, главный бухгалтер. — К моему удивлению, пришлось столкнуться с тем, что здесь идет активная реклама спецоператора, с которым я, вполне возможно, не хочу работать! Я не говорю, что кто-то лучше или хуже, просто предпочитаю сама это решать. В налоговой, с которой мы сотрудничали ранее, на стойках лежали буклеты обоих спецоператоров, и мы могли выбрать сами». Но отказываться от навязываемых услуг в данном случае себе дороже. Кириллова предпочла попросить руководство установить предлагаемую систему, чем потом пожинать плоды упрямства.
Есть вероятность, что в обозримом будущем спецоператоров как таковых вообще не будет, потому что осуществится переход на унифицированную систему ГНИВЦ. Спецоператоры в такой ситуации станут ненужным звеном, а отчеты будут сразу попадать на стол в налоговую. Свое мнение по этому поводу высказала Татьяна Гусева, бухгалтер продуктового магазина: «С трудом верится, что станет возможной такая прямая сдача. Это было бы очень хорошо. Слышала, что на разработку данного проекта сейчас выделяются большие средства, но неужели действующие спецоператоры так просто сложат свои полномочия?»
В любом случае, если это и будет, то явно не скоро. Вероятнее, что возрастет количество спецоператоров и возникнет острая конкуренция на рынке между ними. Ведь это бизнес и бизнес очень доходный: отчеты в налоговую сдают все организации.
Есть вероятность, что в обозримом будущем спецоператоров как таковых вообще не будет, потому что осуществится переход на унифицированную систему ГНИВЦ
А мы думаем иначе!
Но есть юридическая компания, которая полностью довольна обслуживанием инспекцией № 13. Мария Никонова, главный бухгалтер, рассказала: «У нас не возникало никаких проблем с данной налоговой. Да, сейчас мы сдаем отчет по электронной почте, но еще совсем недавно делали это на бумаге, даже дискету не всегда прилагали, и никаких нареканий не было».
Что ж, возможно, налоговая выборочно наказывает своих нарушителей, а тех, с кем у нее хорошие отношения, старается ни в чем не ущемлять.
Как бы то ни было, а требовать отчета в электронном виде незаконно. Налоговики знают об этом, но не всегда поступают согласно правилам. В любом случае, главному бухгалтеру следует знать, что он защищен законом, где бы ни происходило дело. И имеет право требовать свое.
Что касается московской налоговой № 13, то сотрудница, пожелавшая остаться неизвестной, прокомментировала данную проблему так: «Разумеется мы ничего не требуем. Слава богу, законы прекрасно знаем. Мы лишь рекомендуем нашим клиентам переходить на электронную систему сдачи, потому что это очень удобно для них же самих!»
(Имена и фамилии героев, а также названия компаний изменены, но они имеют место быть в реальности.)
Электронные декларации или расчеты по ТКС: особенности отчетной кампании
Организация может выбрать способ сдачи отчетности: на бумаге или по ТКС, кроме случаев, когда законом установлен исключительно электронный способ направления декларации или расчета. Нарушение способа сдачи налоговой отчетности повлечет неприятные последствия: ее признают несданной и привлекут к ответственности.
Когда сдавать налоговую отчетность только в электронной форме
Только в электронном виде должны сдавать налоговые декларации организации, если они:
- являются вновь созданными и в них работает более 100 человек;
- относятся к крупнейшим налогоплательщикам;
- имеют среднесписочную численность работников свыше 100 человек за предыдущий календарный год.
Помимо этого, есть еще ряд случаев, когда налоговики примут от вас только электронную отчетность. Обязанность сдавать электронные декларации предусмотрена для НДС. Так, электронную декларацию по НДС сдают все организации, независимо от численности их сотрудников.
Если вы выплачиваете зарплату или вознаграждение по ГПД более, чем 10 работникам или исполнителям, то должны сдавать в электронном виде расчет 6-НДФЛ и справки о доходах физлиц (бывшие 2-НДФЛ). Выбрать способ подачи 6-НДФЛ можно только, если доход был выплачен вами 10 физлицам и менее (письмо ФНС от 09.12.2019 г. № БС-4-11/25215@).
Как сдать налоговую отчетность в электронной форме
Налоговую отчетность в электронном виде подать в налоговую инспекцию можно:
- через оператора ЭДО;
- через сайт ФНС.
Выбрать способ представления отчетности по НДС вы не можете. Декларацию по НДС следует подавать только через оператора ЭДО (п. 1.7 Порядка представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через интернет-сайт ФНС, утв. приказом ФНС от 15.07.2011 г. № ММВ-7-6/443@).
Кроме того по теме:
Как сдавать электронные декларации и отчеты через оператора ЭДО
Чтобы сдать декларацию или расчет в электронном виде, вам нужно организовать ЭДО с налоговой инспекцией. Для этого понадобится:
- выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор;
- получить квалифицированную электронную подпись;
- приобрести необходимое ПО.
После этого сформируйте и направьте отчетность по утвержденным форматам. Затем дождитесь подтверждения приема отчетности или отказа в ее приеме.
Подтверждением того, что вашу отчетность приняли, являются:
- квитанция о приеме;
- и извещение о вводе.
Успешную сдачу отчетности подтвердит извещение о вводе. Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации или расчете, формируется ИФНС и подтверждает, что в информации, представленной в файле, не содержится ошибок или противоречий.
Также налоговики могут прислать уведомление об уточнении отчетности или уведомление об отказе в приеме.
Проконтролировать последовательность своих действий при сдаче электронной налоговой отчетности через оператора ЭДО или сайт ФНС вы сможете с помощью нашего сервиса «Алгоритмы для бухгалтера». В этом вам поможет алгоритм «Как сдать налоговую отчетность по ТКС».
Как сдавать электронные декларации и отчеты через сайт ФНС
Организациям или ИП предоставлена возможность представления налоговой и бухгалтерской отчетности с электронной подписью через интернет-сайт ФНС в рамках пилотного проекта, действующего с 2012 года. Но сроки его действия постоянно продлевают. Последний раз их продлили до 1 июля 2022 года (приказ ФНС от 08.06.2021 г. № ЕД-7-26/548@).
Для того, чтобы сдавать электронные декларации и расчеты через сайт ФНС вам потребуется:
- получить усиленную квалифицированную электронную подпись;
- зарегистрироваться в сервисе ФНС, предназначенном для самостоятельной сдачи налоговой отчетности;
- подготовить отчетность и направить ее в ФНС;
- исправить ошибки в отчетности, если получите соответствующие сообщения от налоговиков.
При представлении отчетности через сервис ФНС надо использовать только УКЭП законного представителя организации. То есть ее руководителя. Представитель компании, действующий по доверенности, сдавать декларации или расчеты через сайт ФНС, не может (п. 1.2 Порядка представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через интернет-сайт ФНС, утв. приказом ФНС от 15.07.2011 г. № ММВ-7-6/443@, письмо ФНС от 20.08.2021 № КВ-4-19/11741@).
Если сдаете электронную налоговую отчетность через сайт ФНС, вы должны получить подтверждение даты отправки. Это электронный документ, который содержит данные о дате и времени отправки декларации, расчета в электронном виде по ТКС. С его помощью вы докажете, что сдали отчетность во время и избежите штрафа на основании статьи 119 Налогового кодекса.
Остальные сообщения от налоговиков аналогичны тем, что должны прийти при отправке отчетности через оператора ЭДО. Это — квитанция о приеме и извещение о вводе. Также налоговики могут прислать уведомление об уточнении отчетности или уведомление об отказе в приеме.
Сдавайте электронную бухгалтерскую отчетность в ГИРБО вместе с бератором! В этом вам тоже поможет наш специальный сервис «Алгоритмы для бухгалтера». Воспользуйтесь алгоритмом «Как сдать бухгалтерскую отчетность в ГИРБО».
Только в цифровом виде. Какие документы нельзя направить в ФНС на бумаге?
Цифровые инструменты работы бизнеса развиваются все более стремительно. И вот уже налоговая служба в некоторых случаях требует от предприятий представлять документы только в цифровом формате. Журнал «Расчет» попросил Анну Астафьеву, старшего бухгалтер компании Acsour, рассказать, какие бумаги должны соответствовать электронному формату и что делать, если такой формат пока не утвержден.
Расчетливая подписка!
Сейчас подписку на журнал «Расчёт» можно получить бесплатно вместе с бератором «Практическая энциклопедия бухгалтера». Предложение ограничено, торопитесь! Подключить бератор с «Расчётом»
Трудоемкий формат представления рабочих бумаг в ФНС в виде заверенных должным образом копий для всех давно стал привычным. Переход же на электронный формат существенно экономит время и ресурсы.
Сама процедура обмена цифровыми документами с ФНС по ЭДО подробно изложена в документе «Порядок направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи», утвержденном приказом ФНС России от 16 июля 2020 года № ЕД-7-2/448@.
Названный документ объединил в себе все актуальные требования и правила.
В процессе электронного взаимодействия бизнеса и Налоговой службы используются следующие технологические формы цифровых документов:
подтверждение даты отправки;
квитанция о приеме;
уведомление об отказе в приеме;
извещение о получении, которое формируется на каждый документ и технологический электронный документ, указанный в пунктах 1–3;
информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (актуально в случаях подписания документа представителем компании).
Участники электронного взаимодействия, к которым относится также оператор ЭДО, обеспечивают хранение всех отправленных и принятых как самих «цифровых бумаг», так и их технологических документов (за исключением извещения о получении электронного документа) с УКЭП и квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.
Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным Налоговой службой, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО или через Личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.ru.
Обратите внимание, в соответствии с указанным выше приказом ФНС данные, отраженные на бумажных носителях, должны быть преобразованы в электронную форму. Выполнить это требование довольно просто, достаточно сделать сканирование бумаг с сохранением их реквизитов.
Об этом прямо сказано в пункте 2 статьи 93 НК РФ. Соответственно, представить «фото с телефона» вполне допустимо, при условии, конечно, что такая цифровая копия неотличима от сканированного документа и сохранена в утвержденном формате.
Следует помнить, что в случае необходимости инспектор вправе ознакомиться с подлинниками. По этой причине настоятельно рекомендую избегать в работе ретуши в программах-фоторедакторах.
При представлении истребуемых бумаг в налоговый орган в электронной форме по ТКС такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя или его представителя.
То есть используется все та же самая УКЭП, которой организация подписывает декларации, расчеты и другие отчетные документы при отправке их через ТКС. Выпускать отдельную УКЭП для этого не требуется.
Какие документы можно оправить в формате скан-образа?
В виде скан-образа можно отправить любые документы, которые запрашивает налоговый орган, в том числе и пояснительные, сопроводительные письма. А вот в виде xml-файла можно передавать только те документы, формат которых утвержден ФНС. Перечень их ограничен.
Надо понимать, что передать в Налоговую службу можно только те данные в xml-формате, которые были получены при взаимодействии с контрагентами по ЭДО и подписаны УКЭП.
Требования и исключения к форматам документов
Важно помнить, что пояснения к декларации по НДС могут быть направлены в ФНС исключительно в электронном виде и обязательно в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 16 декабря 2016 года № ММВ-7-15/682@.
Если компания направит ревизорам пояснения к декларации по НДС на бумаге, они не будут считаться представленными. Об этом прямо сказано в пункте 3 статьи 88 НК РФ. Будьте внимательны, служба вправе оштрафовать организацию за непредставление пояснений.
А вот дополнительная информация к формализованным пояснениям может сдаваться не по формату. В частности, скан-образы можно отправить в формате tif, jpg, pdf, pgn.
При ответе на требование используется форма по КНД 1184002 – документ, необходимый для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, она же – опись документов.
Безусловно, скан-образы всех бумаг можно сохранить в один файл, например, в формате pdf, и отправить его в ФНС, так как конкретные требования к неформализованным файлам законодательно не закреплены. Но лучше все же каждый документ сохранять в отдельный файл.
Прикрепляя его к описи, удобно будет указать название документа, например, Договор на поставку продукции № 15 от 31.03.2021 или Платежное поручение № 2056 от 01.04.2021, и конкретный пункт требования, в ответ на который представляется данный документ.
Это не только облегчит работу проверяющего, но и поможет избежать дальнейших вопросов и лишних взаимодействий с ФНС.
В заключение следует отметить, что вопрос полного перехода на электронный документооборот уже можно назвать решенным, рано или поздно к этому формату обмена данными придут все компании и государственные органы.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
